Một điểm nhấn quan trọng là Chỉ thị 138/CT-BGDĐT (năm 2019) chấn chỉnh tình trạng lạm dụng hồ sơ, sổ sách trong nhà trường. Chỉ thị 138 yêu cầu tuyệt đối không được quy định thêm hoặc yêu cầu giáo viên có thêm các loại hồ sơ, sổ sách ngoài những loại theo quy định tại Điều lệ hoặc Quy chế nhà trường do Bộ GD&ĐT ban hành.
Đặc biệt, giai đoạn 2021-2025, quy định liên quan đến hồ sơ, sổ sách trong nhà trường có sự chuyển hướng rõ rệt, thể hiện qua hàng loạt văn bản và chương trình cụ thể gắn với chuyển đổi số. Đáng chú ý, Đề án tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong giáo dục giai đoạn 2021-2025 đặt nền tảng cho việc số hóa quản lý giáo dục, trong đó nhấn mạnh xây dựng cơ sở dữ liệu ngành và từng bước chuyển các quy trình quản lý nhà trường sang môi trường số.
Cùng đó, Bộ GD&ĐT thúc đẩy sử dụng học bạ điện tử, sổ điểm điện tử, từng bước thay thế các loại sổ truyền thống. Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành Giáo dục được xây dựng và đưa vào vận hành, phục vụ cập nhật, khai thác và chia sẻ dữ liệu trong toàn ngành. Ngoài ra, các văn bản chỉ đạo những năm gần đây cũng nhấn mạnh nguyên tắc không phát sinh thêm hồ sơ, sổ sách ngoài quy định, đồng thời khuyến khích sử dụng hồ sơ điện tử thay thế hồ sơ giấy phù hợp với điều kiện thực tế.
Mới đây nhất, Thông tư số 15/2026/TT-BGDĐT ban hành Điều lệ trường tiểu học, THCS, THPT và trường phổ thông có nhiều cấp học (có hiệu lực từ 10/5/2026) đã quy định cụ thể hệ thống hồ sơ quản lý hoạt động giáo dục trong nhà trường; xác định hồ sơ được quản lý, sử dụng chủ yếu dưới dạng điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy, được sử dụng thay thế theo lộ trình phù hợp với điều kiện hạ tầng, khả năng thực hiện. Nếu đã sử dụng hồ sơ điện tử hợp pháp, nhà trường và giáo viên không bắt buộc phải lập hồ sơ giấy tương ứng.
Có thể thấy, điểm cốt lõi trong nỗ lực của Bộ GD&ĐT là gắn tinh giản hồ sơ, sổ sách với chuyển đổi số. Hồ sơ giáo viên, sổ điểm, học bạ và nhiều loại sổ sách khác từng bước được chuyển sang môi trường điện tử, cho phép lưu trữ, cập nhật và quản lý trên các hệ thống trực tuyến, thay vì ghi chép và lưu trữ thủ công như trước. Đồng thời, định hướng không sử dụng song song hồ sơ giấy và điện tử nếu đã đủ điều kiện số hóa cho thấy quyết tâm tránh tình trạng chuyển đổi số hình thức.
Xu hướng tinh gọn và số hóa hồ sơ là tất yếu trong bối cảnh đổi mới giáo dục hiện nay. Yêu cầu phát triển phẩm chất và năng lực học sinh đòi hỏi giáo viên phải tập trung nhiều hơn vào chuyên môn, đòi hỏi thay đổi mô hình quản lý nặng về minh chứng hành chính.
Tuy vậy, thách thức hiện nay nằm nhiều ở khâu thực thi. Tình trạng vừa làm hồ sơ điện tử, vừa duy trì bản giấy khiến khối lượng công việc không giảm mà còn tăng. Bên cạnh đó, hạ tầng công nghệ, năng lực số của đội ngũ giáo viên, cán bộ quản lý chưa đồng đều, ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai.
Để chính sách đi vào thực chất, cần triển khai đồng bộ nhiều giải pháp; trong đó có việc tiếp tục hoàn thiện cơ sở dữ liệu ngành, tăng cường kết nối và chia sẻ dữ liệu; nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ sở giáo dục trong tổ chức thực hiện; đẩy mạnh số hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý; đồng thời, bồi dưỡng năng lực số cho giáo viên, cán bộ quản lý gắn với yêu cầu thực tiễn… Nếu được triển khai hiệu quả, đây sẽ là nền tảng quan trọng góp phần nâng cao chất lượng giáo dục một cách bền vững.
