4 mẹo giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn

Bài viết này chia sẻ một số bước đơn giản mà các nhà khoa học đã áp dụng để cải thiện khả năng quản lý thời gian của mình.

Lên kế hoạch

Nhiều thành phần cần phải kết hợp với nhau để dự án có thể thành công. Khi bạn muốn giúp đỡ các nhà quản lý, hoàn thành khóa đào tạo, xử lý nhiều vấn đề hành chính và nhiều phiền nhiễu khác, bạn sẽ cảm thấy choáng ngợp. Trong tình huống này, cách tốt nhất để đạt được thành công và giữ được sự tỉnh táo là phải có kế hoạch.

Điều đầu tiên là lập danh sách tất cả các nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành hoặc có vai trò quan trọng đối với mục tiêu của bạn. Hãy viết chúng ra và đừng chỉ dựa vào trí nhớ của bạn.

Bất cứ khi nào có thể, hãy chia nhỏ công việc thành một loạt các nhiệm vụ đơn giản, dễ thực hiện. Cách này sẽ giúp bạn tự tin rằng có một con đường khả thi phía trước và cung cấp cho bạn “lộ trình” tốt hơn về những việc cần làm và thời điểm cần làm.

Hãy cân nhắc việc chia lịch trình của bạn thành các khoảng thời gian dành riêng cho các nhiệm vụ cụ thể. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn viết bài luận hoặc báo cáo. Những nhiệm vụ này đòi hỏi sự tập trung hoàn toàn của bạn.

Tiếp theo là bước quan trọng – sắp xếp thứ tự ưu tiên. Đánh dấu danh sách việc cần làm theo mức độ khẩn cấp. Điều này cho phép bạn xác định ngay được những nhiệm vụ bạn cần tập trung vào.

Hãy cân nhắc xem những dự án này quan trọng như thế nào đối với sự nghiệp của bạn và sự thành công của nhóm, cũng như thời điểm cần hoàn thành chúng, chứ không phải chúng sẽ thú vị hay dễ dàng ra sao.

Tập trung vào một việc tại một thời điểm, những việc khác có thể đợi đến lượt mình. Bạn sẽ cần cập nhật và xem lại danh sách của mình thường xuyên, nhưng đừng từ chối niềm vui khi viết lên những mục đã hoàn thành.

Cẩn thận với sự xao lãng

Lập danh sách tất cả các nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành. (Ảnh: ITN).

Hãy xem xét kỹ mối quan hệ của bạn với email và mạng xã hội. Mặc dù chúng góp phần quan trọng trong giao tiếp hàng ngày, nhưng chúng thường nhận được sự chú ý quá mức, dễ dẫn đến xao lãng. Khi bạn đang thực hiện một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung hoàn toàn, hãy cân nhắc tắt thông báo email và mạng xã hội.

Học cách nói “không”

Nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp cho rằng thành công của họ đơn giản là nhờ biết nói “không”. Nghĩa là, họ tập trung nỗ lực vào một số lĩnh vực thực sự quan trọng và có đủ can đảm để nói “không” với mọi thứ khác.

Nếu bạn thiếu sáng suốt khi đồng ý làm điều gì đó rồi không thực hiện thì những người đã yêu cầu bạn tham gia sẽ càng thất vọng hơn. Hãy thực tế với bản thân và trung thực với người khác.

Nếu bạn ở vị trí thấp hơn trong nhóm, sẽ khó hơn nhiều để nói “không”. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải trung thực và tập trung vào sức khỏe của chính mình. Chia sẻ danh sách nhiệm vụ ưu tiên với người giám sát cũng sẽ giúp bạn giải quyết những rắc rối tiềm ẩn do không hoàn thành nhiệm vụ hoặc nhận thêm việc.

Cho bản thân một khoảng nghỉ

Nghỉ ngơi rất tốt cho não của bạn. Đừng quá khắt khe với bản thân, thực ra bạn sẽ làm tốt hơn nếu nghỉ ngơi và xây dựng một cuộc sống khoa học.

Có vẻ điều này trái ngược với tất cả các nhiệm vụ trong danh sách của bạn, nhưng giải pháp cho những vấn đề tưởng chừng khó giải quyết có thể đến từ một tâm trí minh mẫn - một tâm trí biết nhìn nhận mọi thứ theo đúng bản chất.

Trong ngày làm việc, hãy dành thời gian để suy nghĩ, cởi mở với những ý tưởng khác nhau và thảo luận những cách tiếp cận mới với người khác. Những phương pháp khác có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian về lâu dài.

Khi không làm việc, hãy cố gắng tránh kiểm tra email công việc. Bạn không cần phải trả lời mọi người cho đến ngày làm việc tiếp theo. Thế giới sẽ không sụp đổ chỉ vì bạn trì hoãn việc mở một vài email.