Ban hành quy định mới về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành y tế

(CLO) Bộ Y tế vừa ban hành Thông tư số 33/2025/TT-BYT quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong ngành y tế. Quy định nhằm thống nhất quản lý, bảo đảm tính pháp lý, phục vụ công tác chuyên môn và quyền lợi của người dân trong khám, chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe.

Theo Thông tư, hồ sơ, tài liệu trong ngành y tế được chia thành hai nhóm chính: hồ sơ, tài liệu chung và hồ sơ, tài liệu thuộc các lĩnh vực chuyên môn. Với mỗi nhóm, thời hạn lưu trữ được phân loại cụ thể theo tính chất và giá trị sử dụng của từng loại tài liệu.

Nhiều tài liệu phải lưu trữ vĩnh viễn

Đối với nhóm hồ sơ, tài liệu chung, Thông tư quy định lưu trữ vĩnh viễn các hồ sơ xây dựng văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ; hồ sơ xây dựng, điều chỉnh chiến lược, quy hoạch, đề án, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn đã được phê duyệt.

Hồ sơ triển khai thực hiện các nghị quyết, chủ trương của Đảng và Nhà nước; hồ sơ xây dựng chương trình công tác, kế hoạch chuyên môn; hồ sơ kiểm tra, giám sát nghiệp vụ chuyên ngành y tế sẽ được lưu trữ trong 20 năm. Riêng hồ sơ hội thảo, tuyên truyền, trao đổi chuyên môn được quy định lưu trữ 10 năm.



Hồ sơ chuyên môn lưu trữ tối đa tới 70 năm

Với nhóm hồ sơ chuyên môn bao gồm các lĩnh vực như khám chữa bệnh, dược, thiết bị y tế, y tế dự phòng, an toàn thực phẩm, bảo hiểm y tế, dân số, chăm sóc bà mẹ trẻ em... – thời hạn lưu trữ được phân loại kỹ lưỡng.

Cụ thể, hồ sơ chăm sóc sức khỏe cán bộ trung, cao cấp; hồ sơ thử nghiệm lâm sàng kỹ thuật, phương pháp mới; hồ sơ khắc phục hậu quả chất độc hóa học/dioxin và bom mìn được lưu trữ vĩnh viễn.

Các hồ sơ giám định pháp y, giám định y khoa, giám định pháp y tâm thần có thời hạn lưu trữ 70 năm. Hồ sơ về phục hồi chức năng cho nạn nhân chất độc da cam, bom mìn; giám định ADN, mô bệnh học; hồ sơ chuyển giao kỹ thuật, chỉ đạo chuyên môn được lưu trữ trong 50 năm.

Trong lĩnh vực dược – mỹ phẩm, các hồ sơ liên quan đến cấp phép, hành nghề, lưu hành và thu hồi thuốc có thời hạn lưu trữ 20 năm. Tương tự, hồ sơ cấp phép lưu hành thiết bị y tế, nhập khẩu, công bố đủ điều kiện sản xuất… cũng được lưu giữ trong 20 năm.

Theo Bộ Y tế, việc ban hành Thông tư 33 là bước hoàn thiện hành lang pháp lý trong công tác lưu trữ, góp phần tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước, phục vụ tốt hơn công tác thanh tra, kiểm tra, nghiên cứu chuyên môn, đồng thời bảo vệ thông tin sức khỏe của người dân.

Thông tư cũng giúp các cơ sở y tế chủ động trong lưu trữ, quản lý và khai thác tài liệu, nhất là trong bối cảnh chuyển đổi số và đẩy mạnh cải cách hành chính trong ngành y tế hiện nay.

Theo Thông tư, hồ sơ, tài liệu trong ngành y tế được chia thành hai nhóm chính: hồ sơ, tài liệu chung và hồ sơ, tài liệu thuộc các lĩnh vực chuyên môn. Với mỗi nhóm, thời hạn lưu trữ được phân loại cụ thể theo tính chất và giá trị sử dụng của từng loại tài liệu.

Nhiều tài liệu phải lưu trữ vĩnh viễn

Đối với nhóm hồ sơ, tài liệu chung, Thông tư quy định lưu trữ vĩnh viễn các hồ sơ xây dựng văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ; hồ sơ xây dựng, điều chỉnh chiến lược, quy hoạch, đề án, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn đã được phê duyệt.

Hồ sơ triển khai thực hiện các nghị quyết, chủ trương của Đảng và Nhà nước; hồ sơ xây dựng chương trình công tác, kế hoạch chuyên môn; hồ sơ kiểm tra, giám sát nghiệp vụ chuyên ngành y tế sẽ được lưu trữ trong 20 năm. Riêng hồ sơ hội thảo, tuyên truyền, trao đổi chuyên môn được quy định lưu trữ 10 năm.



Hồ sơ chuyên môn lưu trữ tối đa tới 70 năm

Với nhóm hồ sơ chuyên môn bao gồm các lĩnh vực như khám chữa bệnh, dược, thiết bị y tế, y tế dự phòng, an toàn thực phẩm, bảo hiểm y tế, dân số, chăm sóc bà mẹ trẻ em... – thời hạn lưu trữ được phân loại kỹ lưỡng.

Cụ thể, hồ sơ chăm sóc sức khỏe cán bộ trung, cao cấp; hồ sơ thử nghiệm lâm sàng kỹ thuật, phương pháp mới; hồ sơ khắc phục hậu quả chất độc hóa học/dioxin và bom mìn được lưu trữ vĩnh viễn.

Các hồ sơ giám định pháp y, giám định y khoa, giám định pháp y tâm thần có thời hạn lưu trữ 70 năm. Hồ sơ về phục hồi chức năng cho nạn nhân chất độc da cam, bom mìn; giám định ADN, mô bệnh học; hồ sơ chuyển giao kỹ thuật, chỉ đạo chuyên môn được lưu trữ trong 50 năm.

Trong lĩnh vực dược – mỹ phẩm, các hồ sơ liên quan đến cấp phép, hành nghề, lưu hành và thu hồi thuốc có thời hạn lưu trữ 20 năm. Tương tự, hồ sơ cấp phép lưu hành thiết bị y tế, nhập khẩu, công bố đủ điều kiện sản xuất… cũng được lưu giữ trong 20 năm.

Theo Bộ Y tế, việc ban hành Thông tư 33 là bước hoàn thiện hành lang pháp lý trong công tác lưu trữ, góp phần tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước, phục vụ tốt hơn công tác thanh tra, kiểm tra, nghiên cứu chuyên môn, đồng thời bảo vệ thông tin sức khỏe của người dân.

Thông tư cũng giúp các cơ sở y tế chủ động trong lưu trữ, quản lý và khai thác tài liệu, nhất là trong bối cảnh chuyển đổi số và đẩy mạnh cải cách hành chính trong ngành y tế hiện nay.